私の職場の給料日は毎月１５日。１２月は冬のボーナスの支払計算が終わるや否やすぐに年末調整のための作業に追われます。
月々の給与計算だって気が気じゃないのに、年に一度の年末調整は従業員のための源泉徴収票にも影響するとても大事な作業です。
にもかかわらず、毎年ちょこちょこ変更点があるのが本当に給与担当者泣かせです。
ちなみに、私の職場で従業員は私のほかに６歳年上の先輩だけなので、たった二人分の給与計算でしかありません。５人以上の中小企業の給与担当者さんで、おひとりで年末のこの煩わしい作業を担われている方は尊敬しかない。
今回は、たった二人だけの職場にもかかわらず毎年ヒヤヒヤする年末調整の流れを来年以降もっとスムーズに行うべく備忘録がわりの記事にしたいと思います。
年末調整を来年はもっとスムーズにするための振り返り
お金のことですから、本当に神経使います。従業員がたった二人しかいない、そのうち一人は自分自身だといっても、いつだったかの確定申告で源泉徴収票の数字が違ってたり（しかも１円だけ）、昨年は先輩の指摘を受けて発覚した還付金の金額不足とか…
もちろん何度も確認しているし、私だけじゃなく先輩にも確認してもらってダブルチェックもしているのに、何かが発生するこの魔の期間が本当にイヤで仕方ない。
けれど、こうやって給料計算に携わっているからこそ、お給料を頂くことのありがたみだったり、取られ過ぎる税金とか社会保険料とかに敏感になれるわけで。
何の話だったか分からなくなってきたけれど、とにかく年１回の大がかりな給与計算の総決算をスムーズに執り行うためには、やはり作業の流れをある程度固定化するしかないのです！！！！
- １２月分の給与計算を完了させる（この時は年末調整の還付は含めない）
- 今年の賃金台帳を完成させる
- 「2.」の台帳から数字を転記して３タイプの年末調整計算表を完成させる
- 「3.」の年末調整計算表で算出した数字を今年の『給与所得の源泉徴収票』へ転記
- 「3.」で確定した還付額を１２月分の給与明細に入力し給与１２月分振込額を確定
- １２月分の給与明細と一緒に｢4.｣の源泉徴収票を配布
- 税務署へ提出する法定調書合計表と７月～１２月の所得税計算書を計算＆作成
- 所得税を払う（国税だから郵便局から払った）
- 税務署へ法定調書合計表と税務署提出用の源泉徴収票を提出する
- 従業員が住む各自治体へ提出する給与支払報告書を作成（年明けたら提出）
ざっとこんな感じだった。。。
この作業期間中のデスクの上は常に書類まみれですわね。
私の職場では人事労務や会計ソフトは入れておらず、すべてExcelでデータ作成しているため、法改正情報は自分で確認しないとならず。。。
この時は社労士試験の勉強がムダじゃなかったなと思いますわ。厚労省のHPとか国税庁のHPとか慣れ親しんだ甲斐があったなと。
省庁のHPをみても書いてあることが難しすぎてよく分からないけれど、それをかみ砕いてくれるHPは沢山あるので助かる。でも、なかには最新の情報が反映されていないのもあるので、基本は省庁HPでその要約は民間の力をお借りしています。
特に、昨年頃から活用させてもらっている国税庁発信の『年末調整計算表』はとても便利♪Excelも関数をしっかりいれないと１円の誤差が出たりするし。その１円のために泣いたこともあるので、『年末調整計算表』は３つを駆使しています。
年末調整計算表とは？
先ほども出てきた『年末調整計算表』ですが、私はワザワザ３つ計算しています。その理由は、例年Excelで作った計算表を使っていました。でもSUM関数の合計が１円ズレて源泉徴収票を作成し、自分で確定申告を行った際に、確定申告作成ツールでその１円ごときに何度もエラーが出てしまい非常に面倒くさかった過去があります。
それ以降、ネットで見つけたコチラの高度計算サイトで確かめるようになりました。
これで何とかミスをしないようにしてきましたが、昨年度から国税庁の『年末調整計算シート』を使ってみたらなんとも使いやすく。国税庁が作成した計算ツールなので信用しまくりです。
この３つの数字が揃ったら、完璧だということで。数字を入力すればいいだけなので、検算感覚で使っています。
年末調整で過去にやらかしたミスとは？
先ほどの源泉徴収票上で１円の差額を出してしまったミス以外に、昨年やらかして面倒くさかったミスは、複数のExcelデータで納税額を確定させますが、その時にデータの指定範囲を間違えてしまっており、交通費を除いた総額で計算しなくてはならなかったところ、交通費込みで計算してしまい所得税を誤納したのです。
年明けすぐに、この誤納修正の手続きをしましたが、税務署だけでなく従業員の住む各自治体にも『給与支払い報告』と称する源泉徴収票を提出しているので、税務署と２つの自治体あての修正のための処理をした次第です。
これはまた別の機会に触れますが、訂正線を引けばOKというわけには行かないのでね。。。（とにかく面倒くさかったことこの上ない）
税務署に提出した書類は合計５種類ありました。職場のお金に関することなので、ミスが発覚すると本当に青ざめてしまいます。
年度の途中で月々源泉徴収する所得税額を間違えていたとしても、年末に正せばよいわけです。それが年末調整の意味ですし。けれど、その年末調整を間違えてしまったらもう、本当に面倒くさい。日ごろミスをしていなくても年末調整で間違えることの悲惨さといったらなかったです。
人事労務系のソフトを使えば問題ないのでしょうが、昔から２名体制の職場だし給与の額面が変動するような出来事もなく、従業員の身上も特に変化することもなく。だからExcelで管理するほうが気楽だということもあり。
ちょっと複雑な事務所運営をしていることもあって、電子申告もしづらいので私が定年でいなくなる１０年後ぐらいまでは、このスタンスで行くことになりそうです。