４月の第３土曜日の午前９時から、学校にて第１回目のPTA会議が行われました。学校の門の名前すらうる覚えだったので、校舎に入るところから苦戦する始末。現在、新校舎建て替え工事中だということもあり、旧校舎と新校舎の配置状況からつまづくありさま。おかげで、会議開始時刻から５分の遅刻でした。
PTA役員になってみたけど、やっぱり何するか掴めない…
既に新旧の役員さんたちが着席されており、学校側PTAとして教頭先生と教務主任の先生が出席されています。学校側の役職だってそもそも分かっていない私ですが、教務主任さんは会社でいうところの専務みたいなポジションでしょうか？
校長先生は別件対応のため欠席で、保護者代表のPTA会長も外せない用事とかで欠席でした。前日のＬＩＮＥでは「明日、第１回目なのにごめんなさい～」というフワフワっとしたメッセージが届いていました。本当に「できることから」が色濃く出てるなって思いました。
昭和女子な私からすると「初回なのに、会長も校長も不在って何？？」でしたが。いまは令和だし風の時代だし、このくらいで行くのが普通なのでしょう。
着席された皆さんは、胸元に名前を自分で書いたシールを貼っていました。開会の挨拶があり、今日の各事項の担当確認があったあと、会長挨拶とか校長挨拶とか議事次第に記載されていましたが、議事次第も前日グループＬＩＮＥで共有されていたＰＤＦを参照するということで、スマホ操作しつつ話を聞きつつという感じで、ぜんぜん集中できなかったです。
そもそも、ＰＴＡのグループＬＩＮＥが役員会・運営委員会・会計…といくつも立ち上がり、何度グループに招待されて自己紹介したことか。そして、役員会とか運営委員会の流れという動きですら把握できてないのに、当然のように会話が進められていくのです。あっちこっちで。それだけ盛んなやり取りがあっても、初参加者にしたらザワつくだけで、何も印象に残らず。結局、ＰＴＡ役員になってみたけど、担当の仕事って何なのかよくわからないまま会議は進んで行きました。
PTAの会議って何時間かかるの？
午前９時から始まって、一時間後には各実行委員会の委員長らからの報告とご挨拶が終わりました。今日は会計監査が実施される予定になっていたので、ＰＴＡ副会長と学校側代表の挨拶も終わり各実行委員からの報告も済んだので、いよいよ自分が担当することになった会計引継ぎ時間かなと思いきや？各実行委員会の委員長さんらが退室された後、今度はわたしたち役員だけの役員会が始まるとかで…
「さっぱりわからない」
と、私の中の福山雅治演じるガリレオの湯川教授がつぶやきましたよ。
仕事でもプライベートでも数々の会議に参加してきましたが、こんなに初参加の人を置き去りにするケースは初めてでした。共働き世帯がほとんどだというのに、この進行は無いだろうと、上唇ぐらいまで出かかりました。
事前に議事次第をこれまたグループＬＩＮＥにて共有しているとかで、ここでもスマホ片手に会議です。ペーパレスで良いのですが、資料が紙で必要なケースなんじゃないかなと。予算案とか決算資料と、役員の役割分担決めに関しては資料を紙で用意してくれてましたが。
当該年度の予算案、新役員・２年目役員での役割分担、近々行われる運動会のボランティア関連についてなどが議題にあがってました。来年、自分たちが２年目に突入したときは、前年度の振り返りを伝えることと、今年度のおおまかに立てられた計画について説明することは大切だという、この所感を忘れないでおこうと思います。
午前10時から始まった役員会は３０分程で終了しましたが、その後会計担当および会計サポート担当と現会計担当が残り、ざっと業務内容の説明を受けました。現会計担当はお一人で全てを管理してきた前年でしたが、新年度からは会計担当のほかに会計サポート担当を複数名置くことになり、新体制が始まるため、１人でやっていたことを、どうやって分散させるかという話がフワフワっと持ち上がって、とりあえず前年決算が終わるまでは、現会計担当の一人体制をキープするということで、６月ぐらいまでは特にやることが無さそうです。
午前１１時過ぎには、会計監査チームの監査も終わり新役員・２年目役員全員で校舎内の一角でＰＴＡ広報用の集合写真を撮って解散となりました。諸々終えて帰宅したのは正午前です。
PTA役員になって現時点までで、わかったこと
役員になることが確定したのが、今年の１月下旬でした。在校生がいる保護者だからなのか、翌２月には役員グループＬＩＮＥへの招待がありました。そして、そのグループＬＩＮＥ上で、現役員（２年目になる方々）と新役員の自己紹介コメントを書き込みました。この時点で、窓口になっていた役員さんとしか面識がない中で、自己紹介スタートです。何日かかけてそれぞれの自己紹介が済むや否や、「今後予定しているミーティングはコチラ」なるご案内分が箇条書きに発表されました。
３／○ 学校校内イベントボランティア
３／○ 運営委員会、新旧役員会
３／○ 委員長決め
などなど。え？？新役員の仕事始まりって４月じゃないの？？という疑問を浮かべている間もなく、それぞれの日程が近づいてくると、出欠確認のスケジュールアンケートが流れてきて、そして当日を迎え、また日程がくると出欠確認→当日。。。
ナニコレ？
「参加できる時だけで大丈夫ですから～」と言われたものの、新旧役員会とか顔合わせやら引継ぎやらがあって、結構大事だと思うけど。その日は息子の卒園式になっていたため欠席するしかなく。同じく卒園児ママだったママ友も、このたび一緒に役員をやることになったから、二人で「不参加でいいのかな？？？」と首をかしげてしまいました。仕方ないけれど…
その時の委員会・役員会の「運営委員会だより」なるものが後日、全会員宛に配信され、役員として確定している私たちにとって別途その日の会議内容が載った議事録も追ってグループＬＩＮＥ上で掲載されていましたが、データにしろ紙にしろ興味や関心がないと全然目にとまらないし、記憶に残らないですよね。
会議の議題は分かったけれど、結局知る必要がある部分に関しては何も知ることができず日々が過ぎて行きました。現役員さんからしてみたら、自分たちが抱える問題や、すべきことが最優先事項だと思うので、新役員が持つ認識の度合いがいかほどか？ということはあまり、重要視されないのでしょう。
結構大事だと思うのですけれどね、新入社員のスキルを把握しておくとか、知識のすりあわせをするとか、会社だとフツーのことだけどＰＴＡは色んな方々の集まりだから、自分が普通だと思っていることを当然としては、いけないのだということだけ把握しました。